herausgegeben von Ingeborg Becker-Textor und Martin R. Textor

Datenschutzrechtliche Fragen - aus der Arbeit einer Landesdatenschutzbeauftragten

Silvia Liebaug

Kontrolle eines Jugendamtes

In einem Jugendamt habe ich im Berichtszeitraum eine datenschutzrechtliche Kontrolle durchgeführt, bei der u.a. die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit überprüft wurden. Dabei wurde festgestellt, daß die schriftlichen Freigaben der in der Behörde eingesetzten Verfahren zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten nicht vorlagen. Entsprechende Freigaben wurden im Ergebnis meiner Beanstandung nachgeholt. Es wurden weiter Hinweise gegeben, um das Datenschutzniveau zu verbessern. So wurden auf meine Anregung hin z.B. Regelungen für einen Zugriff auf die Unterlagen im Bedarfsfall auch durch den Vertreter bzw. den Vorgesetzten getroffen, Sicherungskopien der Datenverarbeitung in einem feuersicheren Schrank untergebracht sowie die Mitarbeiter zum regelmäßigen Paßwortwechsel verpflichtet.

Im Zuge der Kontrolle wurde ein vom Jugendamt selbst entwickeltes Formular vorgelegt, das im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Unterhaltsangelegenheiten von unter der Vormundschaft des Jugendamtes stehenden Mündeln Verwendung findet. Darin wurden vom Unterhaltspflichtigen neben Name, Wohnanschrift, Beruf und Arbeitgeber u. a. auch der Name und die Anschrift der Krankenkasse erfragt. Außerdem sollte der Unterhaltspflichtige in einer kleingedruckten Erklärung versichern, daß die Angaben nach bestem Wissen und Gewissen abgegeben wurden, sowie, daß Arbeitsdienstbescheinigungen beim jeweiligen Arbeitgeber angefordert und beim Finanzamt Auskünfte über Einkommens- und Vermögensverhältnisse erfragt werden können. Auf meine Anregung hin wurde die sehr pauschal gehaltene Einwilligungserklärung, die im übrigen auch nicht gesondert von der Versicherung der wahrheitsgemäßen Angaben getrennt unterschrieben werden sollte, aus dem Vordruck entfernt. Ferner wurde ein klarer Hinweis auf die Zwecke und die Rechtsgrundlagen für die Erhebung der benötigten Daten auf dem Vordruck aufgenommen. Inhaltlich wurde von mir die regelmäßige Abfrage von Name und genauer Anschrift der Krankenkasse kritisiert, da hierfür keinerlei Erforderlichkeit ersichtlich war. Nach Auffassung des Jugendamts sei die Angabe der Krankenkasse notwendig, damit möglicherweise von der Krankenkasse an den Unterhaltspflichtigen zu zahlendes Krankengeld gepfändet werden kann, falls dieser seine Zahlungen auf freiwilliger Basis einstellen sollte. Nach § 55 SGB VIII wird eine Amtspflegschaft bzw. Amtsvormundschaft durch einzelne Beamte des Jugendamtes ausgeübt, die nach § 56 Abs. 1 SGB VIII die Vorschriften des BGB zu beachten haben. Soweit es sich um einen Auskunftsanspruch des Kindes gegenüber dem Unterhaltspflichtigen handelt, ist hier § 1605 BGB einschlägig. Aufgrund von § 68 Abs. 1 SGB VIII darf der Amtsvormund aber Sozialdaten nur erheben, soweit sie für seine Aufgabenerfüllung erforderlich sind. Hierzu zählt zwar auch die Pfändung von Krankengeld, sofern der Verpflichtete seinen Unterhaltspflichten nicht (mehr) nachkommt und einen Anspruch auf Krankengeld gegenüber seiner Krankenkasse hat. Dies rechtfertigt jedoch nur dann die Erhebung und Speicherung der Adresse der Krankenkasse des Verpflichteten, wenn dieser tatsächlich seinen Verpflichtungen im Einzelfall nicht nachkommt. Eine regelmäßige Erhebung von Daten über die jeweilige Krankenkasse im Zusammenhang mit der Ermittlung der Höhe der Unterhaltsforderung stellt daher eine unzulässige Datenvorratshaltung dar. Das Jugendamt habe ich über meine Beurteilung unterrichtet und aufgefordert, die regelmäßige Erhebung dieses Datums zukünftig zu unterlassen. Gleichzeitig habe ich das TMSG gebeten, die Jugendämter im Zuständigkeitsbereich über meine Einschätzung zu informieren. Sowohl das Jugendamt als auch das TMSG haben sich meiner Beurteilung angeschlossen. Das Jugendamt hat den entsprechenden Bogen überarbeitet, der zukünftig keine Angaben über die Krankenkasse des Unterhaltspflichtigen mehr enthält.

Datenerhebung durch Jugendämter bei Kindertageseinrichtungen

Ein freier Träger einer Kindertageseinrichtung hatte sich bei mir erkundigt, ob es datenschutzrechtlich zulässig wäre, auf Aufforderung der Stadt, eine Namensliste mit Geburtsdatum und Anschrift aller für einen Platz angemeldeten Kinder zu übermitteln. Ich habe mich deshalb an die Stadt gewandt und dort darauf hingewiesen, daß die Erhebung von Sozialdaten bei Kindertageseinrichtungen datenschutzrechtlich unzulässig ist, weil weder § 62 SGB VIII noch eine spezialgesetzliche Rechtsvorschrift dies erlaubt. Begründet wurde die Anforderung der Listen von der Stadtverwaltung insbesondere mit dem Nachfrageverhalten der Eltern, die teilweise ihre Kinder in mehreren Kindertageseinrichtungen anmelden und nach Zusage bezüglich der übrigen Plätze keine fristgerechte Absage erteilen würden. Außerdem würden aus verschiedenen Gründen einige Tageseinrichtungen bevorzugt, während sich für andere nur wenige Eltern entscheiden würden. Die Erhebung der Daten durch das Jugendamt sei erforderlich für die Aufstellung eines genauen Bedarf- planes für die einzelnen Wohngebiete. Aufgrund meines Hinweises hat die Stadt mir daraufhin mitgeteilt, daß sie ihren Anmeldemodus geändert hat. Die freien Träger müssen künftig nur noch die Anzahl der Anmeldungen, das Alter der Kinder und das Wohngebiet bzw. die Straße melden.

Zusätzlich habe ich gegenüber dem TMSG die Problematik geschildert und darauf hingewiesen, daß eine solche Übermittlung von namentlichen Listen nur zulässig wäre, wenn der Landesgesetzgeber das KitaG um einen entsprechenden Passus ergänzen würde. Das TMSG hat daraufhin erklärt, daß die listenmäßige Übermittlung von Name, Anschrift und Alter der in den Tageseinrichtungen angemeldeten Kinder für die Bedarfsplanung nicht erforderlich sei und ein Änderungsbedarf im KitaG daher nicht bestehe.

Datenverarbeitung bei Personalkostenzuschüssen

Durch einige Anfragen wurde ich mit der Fragestellung befaßt, in welchem Umfang personenbezogene Daten der Mitarbeiter Freier Träger der Jugendhilfe im Zusammenhang mit der Beantragung und Bewilligung von Fördermitteln des Landes von den zuständigen Stellen erhoben werden dürfen. Unsicherheiten gab es bei den bei mir anfragenden Freien Trägern der Jugendhilfe insbesondere bzgl. der angeforderten detaillierten Angaben zur Gehaltszusammensetzung, der Pflicht zur Vorlage der Arbeitsverträge sowie der Lebensläufe der Mitarbeiter. Ich habe mich daraufhin mit dem für die Bearbeitung der Förderanträge zuständigen Landesjugendamt in Verbindung gesetzt und um die Vorlage der im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe verwendeten Antragsvordrucke gebeten.

Danach gibt es zwei unterschiedliche Modelle der Förderung von Personalkosten bei Beratungsstellen im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe. In einigen Bereichen werden je eingesetzter Fachkraft entsprechend ihrer Qualifikation monatliche Festbeträge bezahlt. Bei den anderen Förderprogrammen werden Personalkostenzuschüsse in Höhe eines bestimmten Prozentsatzes der tatsächlich angefallenen Personalkosten gewährt. Bei beiden Modellen setzen die Förderrichtlinien voraus, daß zum zweckentsprechenden Einsatz der Fördermittel ausreichend qualifiziertes Personal eingesetzt wird, was im Rahmen der Antragstellung und der Rechnungsprüfung nachzuweisen ist. Auch über den Umfang der Tätigkeit (Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung) sind entsprechende Angaben zur Mittelbewilligung vorzulegen.

Die direkte Anforderung der Mitarbeiterdaten durch das Landesjugendamt bei den Freien Trägern stellt eine Datenerhebung bei Dritten dar. Rechtsgrundlage hierfür ist § 62 Abs. 4 SGB VIII. Dieser setzt voraus, daß der Betroffene nicht zugleich Leistungsberechtigter oder sonst an der Leistung beteiligt ist und die Kenntnis der Daten für die Gewährung von Leistungen nach dem SGB VIII erforderlich sind. Bei der Gewährung von Personalkostenzuschüssen an Freie Träger der Jugendhilfe handelt es sich um Leistungen nach §§ 12 und 74 SGB VIII in Verbindung mit den jeweiligen Förderrichtlinien. Leistungsberechtigte in diesen Fällen sind ausschließlich die jeweiligen Freien Träger, nicht jedoch deren Mitarbeiter. Letztere profitieren lediglich indirekt von der Leistungsgewährung. Unter der Voraussetzung, daß die personenbezogenen Angaben zu Lohn- und Gehaltsbestandteilen, zur Qualifikation sowie zum Umfang der Beschäftigung für die Gewährung der Zuwendungen, d.h. einer Leistung nach dem SGB VIII notwendig sind, dürfen diese Angaben auch bei Leistungsberechtigten (Dritten), d.h. bei den jeweiligen Freien Trägern erhoben werden. In entsprechender Anwendung von § 62 Abs. 2 Satz 2 SGB VIII sollten jedoch die Mitarbeiter der Freien Träger über diese Datenerhebung informiert werden.

Ich habe daher dem TMSG vorgeschlagen, auf dem jeweils letzten Blatt des Antragsformulars die Versicherung des Antragstellers aufzunehmen, daß die mit Landesmitteln zu fördernden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber informiert wurden, daß für das Zuwendungsverfahren notwendige personenbezogene Daten (z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Vergütungsgruppe, Anzahl und Alter der Kinder, Qualifikation, Funktion, Arbeitszeitumfang, Arbeitsplatzbeschreibung) gemäß § 62 Abs. 4 SGB VIII dem Zuwendungsgeber übermittelt werden dürfen. Darüber hinaus habe ich dem TMSG mitgeteilt, daß ich in den Fällen, in denen die Förderung von Personalkosten in Form von Festbeträgen erfolgt, lediglich Name des Mitarbeiters, Angaben zu Qualifikation und Funktion sowie zum Umfang der Arbeitszeit zur Überprüfung einer möglicherweise unzulässigen Doppelförderung für erforderlich halte, weil es auf die konkrete Gehaltszusammensetzung in diesen Fällen nicht ankommt.

Das TMSG hat zwischenzeitlich die Antragsformulare in diesem Sinn überarbeitet und zusätzlich den Hinweis bei der Anforderung von Arbeitsverträgen angebracht, daß auf Kopien Angaben, die über Name, Adresse, Beginn und Ende der Beschäftigung, Beschäftigungsumfang und Vergütungsgruppe hinausgehen, geschwärzt werden können.

Im übrigen bestand Einvernehmen auch dahingehend, daß eine dauerhafte Speicherung von Arbeitsverträgen und Qualifikationsnachweisen beim Landesjugendamt nicht erforderlich ist, sondern diese Unterlagen nach abschließender Prüfung und Berücksichtigung des Prüfergebnisses im Antragsprüfvermerk zusammen mit dem Bewilligungsbescheid an den Antragsteller zurückgesandt werden können und dieser verpflichtet wird, für eine eventuelle Rechnungsprüfung die Unterlagen bereitzuhalten.

Grundsätzlich gilt bei der Aufbewahrung dieser Unterlagen, daß diese von den übrigen den Freien Träger betreffenden Unterlagen getrennt aufbewahrt werden, da es sich um Unterlagen handelt, die mit Personaldaten vergleichbar sind und daher einer besonderen Zweckbindung unterworfen werden sollten.

Quelle

http://www.datenschutz.thueringen.de/tlfd02.pdf

Adresse

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz
Postschließfach 101951
99019 Erfurt
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